管理会社が考えるオフィスの入退去

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高波 広行

高波 広行

ビルマネージャー株式会社高木ビル
管理課 ビルマネージャー CYCLE REST 虎の門 ゼネラルマネージャー:株式会社髙木ビル 東京都武蔵野市出身/前職サービスステーション店舗責任者/SS業務に従事する中でユーザー目線、ホスピタリティを徹底的に学んだことが、現在、テナント企業との全く新しい「ビジネスパートナー関係構築」の基になっている。/自転車と通おう!をテーマに【CYCLE REST 虎の門】全力展開中。/宅地建物取引士

管理会社が考える知っておきたいオフィスビルのあれこれ

〜管理会社の日常編〜

「入居にも退去にも物語があります」

先日、新しく入居されるテナント企業の鍵の引き渡しがありました。鍵の引き渡しとは賃貸借開始日にあわせて行うセレモニーのようなものですが、ただ鍵を渡すだけではなく実際に入居した後に提出していただく書類や館内で統一しているルール等を説明します。他には警備会社にきてもらい警備のセットや解除の方法、郵便ポストの開け方等、今日からお使いいただくのに必要な事柄を説明します。契約上はこの日から使用することができますが実際には入居工事がありますので、テナント企業が入居(引越し)してくるのは数週間後になります。

これが終わると入居に向けた第二段階が終了します。第一段階は内見~契約の締結。第二段階は契約の締結~入居に向けた内装工事関係の打合せ~鍵の引き渡し(賃貸借開始)。第三段階は鍵の引き渡し~内装工事~引越し~業務開始までと考えています。当然それで終わりではなく入居後に本当の意味でお付き合いが始まるのですが、ひとまず業務開始まで終了するとホッと一息つくことができます。

テナント企業によってはなかなか内装の仕様が決まらないこともあり、決まったと思ったら気が変わりまた図面からやり直しということもよくあることです。オフィスを長く使用することを考えれば、悩むのは当然ですのでじっくりと考えていただきたいのですが、何しろ移転日が決まっていてそこから日程を逆算していくケースがほとんどですので、工事着工(賃貸借開始日)ギリギリになることも多くそんなときは調整に苦労します。

いよいよ入居工事が始まりました。まずは墨出しと養生です。墨出しとは実際にパーテーション壁を立てる位置の寸法を図り、細い糸で室内に印を付ける作業です。それまでは紙(図面)でしか表していなかった部屋の間仕切りが立ち上がるイメージがよくわかります。

そして入居があれば退去があり、先日まで行われていた原状回復工事が終了しました。退去されるテナント企業に確認してもらい工事が完了します。貸ビルの管理会社はこの入居と退去を繰り返し行っていますが、入居のときの苦労や、入居されているときの様々なやり取りを思い出すと、退去されて原状回復が終わるとそれは一つの物語が終わるような気がします。

 

このフロアも次のお客様が決まっていますので、また入居の工事(物語)が近く始まる予定です。

テナント企業に最適なオフィス環境を提供するために、たくさんの方に協力いただき今日も走り回っています。サイクルレスト高波でした。

 

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