オフィス移転をする際に管理部がすべき必要事項

「オフィス移転の担当者に指名されたら」という話は、以前山本のブログで紹介しました。

やらなければいけないこと、考えなければいけないことがたくさんあってたいへんですよね!ただ、オフィスを移転する際にはやらなければいけないことがまだあります。今回は管理部目線で、本店のオフィス移転にまつわる必要事項をまとめました。

オフィス移転後、管理部がするべき必要事項

★本店の所在地

今いるオフィスの解約予告を把握することと同じくらい気にすべきことは、自社の定款の「本店の所在地」です。管理部としては、一番気にしなければいけないところだと思います。以下のどちらかを記載する必要があので、自社の定款をチェックしてみてください。

 

①番地・ビル名まで記載する

②最小行政区画まで記載する

 

①「番地・ビル名まで記載する」とはそのままの通り、○町○番○号や○○ビルまで記載することです。

②「最小行政区画」とは東京23区であれば区、それ以外は市町村のことです。

定款で定められている所在地以外に移転をする場合は、株主総会を開催して定款の変更が可決される必要があります。
①の場合は移転=株主総会開催になりますが、
②の場合は例えば港区内から港区内への移転であれば株主総会を開催する必要はありません。
「本店の所在地」の変更に反対をする株主はあまりいないかもしれませんが、
株主が多い場合は、全員に招集通知を送るのも株主総会への出席もしくは委任状を取り付けるのも大変です。
できれば定款を変更しなくて済むところへ移転できればいいですが、同じ区内に希望通りの空き物件があるとは限らないですし、
タイミングもあるので、定款の変更が必要な移転になった場合は株主総会開催の準備をしましょう!

 

株主総会で定款の変更が可決された場合、2週間以内に登記申請を行う必要があります。
株主総会の招集通知作成から登記申請まで司法書士にお願いできれば、管理部の負担は大きくありません。
費用もそこまで高額ではないので、移転費用の中に予算が取れるのであれば司法書士に頼んだ方がいいと思います。

ただし、定款変更の登記申請は、そんなに難しいことではありません。
法務局のHPには申請書や株主総会議事録のひな型が掲載されていますし、法務局内に設置されている登記相談コーナーへ行って教えてもらうこともできます。
その相談コーナーで、申請前に書類の不備がないかどうかを確認してもらうこともできます。
そしてもし書類の中に間違いがあっても、法務局の担当者が電話で修正の指示をしてくれるので大丈夫です。
指示に従って修正をすれば問題ありません。
時間の余裕と会社の理解がある場合は、自身のスキルアップにもつながるので挑戦してみてください!

ちなみに管轄外の移転の場合は、移転前と移転後のそれぞれの法務局へ申請する必要があります。
これ以降に記載する必要事項に「登記簿謄本が必要」なことも多いので、登記申請は移転の第一歩と言えると思います。

 

★電話番号・ファックス

電話が通じない...一歩間違えば会社の信用力にもつながりかねない大問題です。
今は社員に会社用携帯を貸与している企業も多いので、いざとなったら携帯で連絡を取り合うことができますが、
やっぱり会社の電話が通じないという事態は避けたいですよね。
移転前と移転後では、電話番号が変わってしまう可能性もあるので、事前のチェックは必ず行いましょう。

 

★印刷物

オフィス移転はとにかく印刷物が多いです。
移転の案内状・封筒・会社案内・名刺など、今まで使っていたものを新しくする必要があります。
オフィス移転の案内状は、どの企業のどの方に送るのかを決めることが面倒な作業の一つです。
それ以外の封筒なども、オフィス移転後すぐに使う必要があるものなので、しっかりと準備をしましょう。

 

★変更届の提出

オフィス移転をすれば、必ず各署へ届け出をする必要があります。
最初に書いた法務局以外では、税務署・都道府県税事務所・社会保険事務所・労働基準監督署・公共職業安定所・消防署・警察署・郵便局です。
こんなに届け出をする必要があるオフィス移転はやっぱり大変ですが、いずれも移転後遅滞なく届け出なければいけません。
届出をする際に登記簿謄本が必要なところがあるので、登記はできるだけ早く行う必要があります。

また、全社員の保険証も変わるので、社会保険事務所での手続きも早い方がいいですね。
顧問税理士・顧問社労士がいる場合は届け出を行ってくれるので、指示に従って書類を作成すれば大丈夫です。

 

★いろいろな変更

私が一番地味な作業だと感じているのは、これです。まずは毎月届く請求書の送付先を変えてもらいます
これは企業によって電話で済むところもあれば書類に記入して送付する必要があるところもあるので、一つ一つ確認する必要があります。
取引先が多ければ多いほど、大変ですね。。。

ただし、郵便局で郵便物転送の手続きをしていれば、慌てて請求書送付先を変えてもらわなくても大丈夫です。

次にゴム印の作成です。
なくてもいいものではありますが、ないと面倒な場合もあります。
これも慌てて作る必要はありませんが、作り替えなければいけないものの一つです。
そして銀行への届け出です。変更の際、登記簿謄本が必要なので、準備をしておく必要があります。

 

以上が、どの企業でもオフィス移転の際にやらなければいけない必要事項です。
慌てずに済むように、事前に準備をしておくことが必要です。

オフィス移転は大変なことも多いですが、企業の成長時に欠かせないことでもあり、
そこで働く全員のモチベーションを上げるチャンスでもあります。

ぜひみんなで協力し合いながら、素晴らしい移転にしてください!

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